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ポジション管理機能を改善

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求める人物像:
・変化を厭わず、当事者意識をもって課題解決にあたれる方
・発生する事象に対してあらゆる可能性を想定し、柔軟に対応ができる方

総務とは? 組織における役割や仕事内容、求められる資格などを解説

総務の仕事内容はさまざまで、営業などとは異なり一概に「このような仕事を行う部署」と言い切れない面もあります。しかし、多くの場合「どの部門にも属さない業務」や「各部署の仕事を円滑に進行するためのサポート」が総務の仕事とされているようです。
たとえば、業務で使用する消耗品や通信機器、従業員の名刺などの「物品管理」やオフィス設備・防災対策などを行う「設備保守」、受付応対や代表電話対応など会社の顔として社外とのコミュニケーションを担う「社外対応」などです。ほかにも株主総会から歓送迎会までを広く取り仕切る「イベントの企画運営」、従業員の健康管理や慰労のための「福利厚生」など、さまざまな仕事を担当しています。
加えて社内ルールの制定や改正を行う「内部統制、コンプライアンス」、組織としてのパブリックコメントを発信する「広報業務」、社会貢献活動などの「CSR業務」を請け負うことも多いようです。

総務の必要スキル・資格

総務とは? 組織における役割や仕事内容、求められる資格などを解説

求められるスキル

まず、スキル面では「コミュニケーション能力」と「マルチタスク力」がもっとも必要とされます。コミュニケーションと言っても単に人当たりの良さだけではなく、各部署の調整役として関係を取り持つための気配りが日常的に行えることが求められます。
また、業務のサポートや管理にまつわる作業が多いことから、事実を公正かつ正確に伝えられるスキルも必要です。
さらに、ほとんどの総務部門では日々さまざまなジャンルの仕事が同時に複数進行していくため、マルチタスクに対応できることも必要です。業務の優先順位を判断し、期日通り正確に処理できる人材が求められます。

求められる資格

総務に向いている人の特徴

総務の仕事のやりがいとは

総務部門での仕事のやりがいは、自分の手で会社全体の組織づくりに関われることです。サポート役としての立ち回りが求められる分、各部署での課題を現場から拾い上げて解決に導けます。
また、総務は部署間をつなぐ立場として、第三者の視点から「何が問題で、解消するにはどんな対策を行うべきか」を考え、ルールや就業環境の改善を継続的に実施することが求められるポジションです。
そのため、多彩な業務の知識やノウハウを吸収しつつ、対応力やビジネス上のスキルを獲得していけるのも総務ならではのやりがいと言えます。従業員の悩みや問題に寄り添い、それを改善する手助けを行うことで、直接感謝の声を聞くことができるのもモチベーションの源になるでしょう。

総務部門の1日

出社~午前中

出社して総務部門がまず行う仕事は、オフィスの消耗品の補充や在庫の管理です。企業によっては他の部署よりも少し早い時間から活動を開始し、他のメンバーが円滑に仕事をスタートできるようなサポートを前もって行うこともあるようです。
始業後はまずメールや郵便物など連絡事項のチェックを実施し、当日対応すべきタスクを整理します。その後、郵便物を仕分けして各部署へ届けたり、全社的に連絡すべき事項を伝達したりするなど定型的なタスクを集中して処理することが午前中の主な流れです。
この際、進行中の作業などとの兼ね合いを考慮し、スケジュールに狂いが出ないよう調整することも行います。さまざまな仕事を請け負う総務にとって、進捗確認やタスクの優先順位付けは非常に重要です。

休憩時間を経て、午後からは本格的にその日にやるべき作業を消化していきます。もちろん日によって内容は異なりますが、このタイミングで打ち合わせの場に出席したり、書類作成などの作業に入ったりすることが多いでしょう。時には来客対応やトラブル処理といったイレギュラーが発生する場合もあります。
そのため、できる限り午前中までに定型的なタスクを消化し、日ごとに異なる各作業を進められる体制を整えておくことが重要です。
例えば株主総会・展示会といったイベントをオンライン化するための計画出しや、業者との打ち合わせ、足りない防災備蓄品や業務用の備品の手配などといったさまざまな作業が、各部署から突発的に依頼されることがよくあるためです。
マルチタスクに追われることが珍しくない総務部門では、「定型業務を効率よく処理すること」や「その日の依頼を漏れなく処理するためのタイムスケジュール調整」などが常に求められます。

夕方~終業前

今回は総務の仕事について注目し、組織におけるポジションや仕事内容、必要スキルや1日の業務の流れなどについてご紹介しました。
総務では日々さまざまなジャンルの仕事をこなし、時には経験を生かしたとっさの対応も求められる立場であることから、長年特定の人材へ業務を一任することが続き、会社として総務業務の全体像が見えにくくなっている場合も少なくないようです。
総務の業務運営を今まで以上に円滑に行うためには、現在の総務業務を可視化し、定型的な業務は外部業者へアウトソーシングするなども総務業務を効率化する方法のひとつです。一度、現在の業務の進め方を見つめなおしてみてはいかがでしょうか。

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